Klachten over de wijze waarop kantoorgenoten handelen kunnen gericht worden aan mr. R. Bom.

Artikel 1 begripsbepalingen

In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:

1. Klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
2. Klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt; 
3. Klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht, niet zijnde de advocaat tegen wie de klacht is gericht.

Artikel 2 toepassingsbereik

Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen BRON Advocaten en de cliënt. 

Artikel 3 doelstellingen

Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel: 

1. Het op constructieve wijze afhandelen van klachten van cliënten binnen een redelijke termijn.
2. Het opsporen van de oorzaak van klachten van cliënten.
3. Het behouden van goede relaties met cliënten.
4. Het verbeteren van de kwaliteit van dienstverlening.

Artikel 4 informatie bij aanvang dienstverlening

Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt op de website van BRON Advocaten. De advocaat wijst de cliënt erop dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening. 

Artikel 5 interne klachtprocedure

1. Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar mr. R. Bom, die daarmee optreedt als klachtenfunctionaris. 
2. De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht. 
3. Degene over wie is geklaagd tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris. 
4. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven. 
5. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen. 

Artikel 6 geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling 

1. De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht. 
2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht. 

Artikel 7 verantwoordelijkheden 

1. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht. 
2. Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing. 
3. De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht. 
4. De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij. 

Artikel 8 klachtregistratie 

1. De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp. 
2. Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld. 
3. De klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit over de afhandeling van de klachten en doet aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.
4. Minimaal eenmaal per jaar wordt de verslagen en de aanbevelingen op het kantoor besproken en ter besluitvorming voorgelegd.

Voor meer informatie over de klachtenregeling kunt u contact opnemen met mr. R. Bom